Toplu mail gönderirken dikkat edilmesi gereken hususlar

"Amazon Simple Email Service (SES) Hakkında" adresinde Amazon SES ile mail gönderimi hakkında bir yazı yazmıştım.

Bu yazımda da toplu mail gönderirken dikkat edilmesi gereken hususları yazayım istedim:

E-Pazarlamacıların en büyük dertlerinden biri de toplu gönderdikleri e-postaların, kullanıcıların SPAM klasörüne düşmesidir. İzinli gönderilen birçok e-posta, hedefine ulaşmadan e-mail kutularımızın SPAM klasöründe silinmeyi bekler. Bazen de “gelen kutusu”na düşen e-postalar kullanıcılar tarafından manuel olarak SPAM klasörüne gönderir.
Barracuda Networks’ün 2007 yılında yaptığı bir araştırmaya göre yıl içerisinde gönderilen e-postaların yaklaşık %95’i SPAM olarak algılanmış. Yani gönderdiğiniz mailler tehlike altında. Peki gönderimlerimizin SPAM olarak algılanmaması için neler yapmalıyız?

Eğer pazarlama bütçeniz izin veriyorsa, 3. parti bir web tabanlı toplu e-posta gönderim programlarını denemenizi tavsiye ederim. Icontact.com, constantcontact.com, emailbrain.com, topluemailgonderimi.com gibi web tabanlı yazılımlar sayesinde, izinli listenize SPAM’e düşmeden kolayca mail gönderebilirsiniz. Örneğin Barack Obama bile seçim kampanyası için icontact.com’u kullanmıştı.

Bu tip firmaların hotmail, yahoo, gmail gibi firmalarla özel anlaşmaları bulunuyor. Dolayısıyla kısa bir süre içerisinde binlerce mail hızla gönderilebiliyor. Ayrıca bir donanım yatırımı yapmanız gerek kalmıyor. İşletme mailiyetlerini düşündüğünüz takdirde özellikle küçük ve orta ölçekli filmler için gayet uygun.

Ancak yine de kendi imkanlarınızla mail göndermek isriyorsanız, belli anti-SPAM kurallarına uymanız gerekir. ABD’da ilk defa 2004’de çıkartılan spam karşıtı yasa US CAN-SPAM Act’teki kurallara uygun olrak gönderim yaptığınız takdirde, şirket içi e-mail programlarınızı kullanarak SPAM’e düşmeden toplu e-posta gönderebilirsiniz. Hotmail, Gmail ve U.S. CAN-SPAM ACT’den derlediğim kurallara uyarak gönderilerinizin SPAM olarak algılanmamasını sağlayabilirsiniz.

1. “TO” yada “kime” kısmında sadece bir e-posta adresi bulunmalıdır. Birçok program, “TO” kısmına otomatik olarak birden fazla e-posta adresi ekleyebiliyor. Bu şekilde listedeki herkes, biribirinin e-posta adresini öğreniyor. Aynı şekilde “CC” bölümüne de adres eklememek gerekiyor.
2. “Blind mail” tabir edilen, “TO” kısmına zarasız bir e-posta adresi yazılarak listedeki diğer kişilerin adreslerinin “BCC”ye eklenerek gönderildiği toplu e-postalar da SPAM olarak adlandırılıyor. Bı tip gönderimlerden kaçının.
3. Hotmail, yahoo,gmail gibi her e-mail sağlayıcının kendine has e-posta gönderim eşik değerlerine uymak gerekir. Bir sunucudan gönderilen e-posta sayısı ve bu postaların gönderim aralıklarına dikkat etmek gerekir. Firmalar eşik değerlerini resmi olarak sitelerinde ilan etmeseler bile, belli genel kurallara uyarak bu eşik değerlerin altında kalınabilir. Örneğin herhangi bir hotmail kullanıcısı günde en fazla 250 mail gönderebilirken, hotmail’in tandığı bir gönderici bir günde 1-2 milyon maili rahatça gönderebilir.
4. Aynı listeye bir hafta içerisinde birden fazla gönderim yapmayın. Hatta mümkünse ayda en fazla 2 gönderim yapın.
5. Kullanıcıların e-posta listenizden kolayca çıkabileceklerini sağlayan ve web sayfanıza bağlanan “çıkış bağlantısı”nı gönderdiğiniz her e-postaya ekleyin.
6. Kullanıcılar gönderdiğiniz e-postayı yanıtlayıp konu satırına “üyelik ayrılmak istiyorum” tarzında bir cümle yazdıkları zaman listenizden kolaca çıkabilsin.
7. E-posta metinlerinde gönderilen kişinin adresini kesinlikle yazın. Maillerin iletimi sonucunda istenmeyen bir kişiye gittiğinde, bu kişi de mailin doğrudan kendisine gönderildiğini sanabilir ve firmanızı SPAMci olark adlandırabilir.
8. Firmanızın fiziki adresini mutlaka her e-postada belirtin.
9. Asla toplu e-postalara herhangi bir dosya eklemeyin. Gerkli olduğu takdirde, ilgili dosyayı web sayfanıza ekleyerek bağlantı verin.
10. İzinli gönderim yapın, toplu e-posta listenizde bulunmayan kişilere gönderim yapmayın.
11. Web sitenizden başka bir amaçla topladığınız e-posta adreslerine toplu gönderim yapmayın. Web sitenizdeki formlar yoluyla e-posta adresi alıyorsanız ve ileride toplu gönderim yapacaksınız, kayıt esnasında mutlaka kullanıcıları bilgilendirin.
12. E-postaların HTML versiyonları dışında, düz metin versiyonlarını da gönderin.
13. Gönderdiğiniz mailler kullanıcılara ulaşmadan “geri dönerse” mutlaka sebebini araştırın. E-postanız bazen 3.parti spam yazılımları tarafından engellenmiş, bazen kullancının mail kutusu dolmuş, bazende de mail adresi iptal olmuştur. Eğer kullanıcının e-posta kutusu dolmuşsa, belirli bir süre sonra tekrar gönderim yapın. Sonuç olumsuzsa ilgili adresi listenizden çıkartın.
14. “Bilinmeyen kullanıcı” hatası almanızda korkulacak bir durum yoktur. Ancak bu hatayı sürekli alırsanız, e-mail firmalarının SPAM listesine girme ihtimaliniz yükselir.
15. Listeden çıkmak isteyen bir kullanıcı talebi aldığınızda, hızlı davranın. US CAN SPAM sizi 10 gün boyunca izler. Eğer kişiyi listenizden çıkarmadan önce, 10 günlük süre içerisinde, ikinci bir gönderim daha yaparsanız, rahatlıkla kara-listeye düşebilirsiniz.
16. Yeni bir ürün reklamı yapıyorsanız mutlaka gönderdiğiniz metnin üst kısmına reklam olduğunu belirten “_Reklam” şeklinde bir metin yazın.
17. Konu satırında asla “tamamen” BÜYÜK HARF ve ünlem kullanmayın. Konu satırı, boşluklar dahil en fazla 49 karakterden oluşsun ve gönderdiğiniz kişinin adını kesinlikle bu bölüme yazmayın.
18. Ana metinde asla “tamamen” BÜYÜK HARF kullanmayın. “Buraya tıklayın” gibi cümleler ve TL, $, € ve benzeri sembolleri kullanmayın. Bedava (free), garantili (guarantee), kredi kartı (credit card), seks (sex) gibi kelimeleri de kullanmayın. Listeden nasıl çıkılacağını anlatan cümleleri birden fazla yerde kullanmayın. İsme özel mail gönderdiğiniz zaman, eğer listenizden e-postaya isimleri yazdıran kodda bir hata oluşursa ve “Sayın ...” şeklinde isim kısmı boş olan bir e-posta gönderilirse, SPAM olarak işaretlenirsiniz. Tamamen veya yoğun olarak KOYU renkli kelimeler kullamayın. Metinlerinizde farklı renk kombinasyonları denemeyin.
19. Hizmet sözleşmeniz, web sayfanızın görünür bir yerinde bulunsun ve gönderdiğiniz e-postalara da buradan bağlantı verin.
20. E-postanızdaki bütün domainlerin “gönderen” kısmında görülen adresteki domainler aynı olmasını sağlayın. Örneğin bulten@daltinkurt.com adresinden gönderim yapıyorsanız, e-postadaki linklerin de www.daltinkurt.com/xxx şekliden adreslere gitmesini sağlayın.
21. Gönderilerinizde kesinlikle numerik IP adresi bulundurmayın. Her ne kadar web sayfaları aslında numerik adresler olsa da, e-postalarda verdiğiniz linkler numerik adreslere gitmesin.
22. Asla link verdiğiniz domaini saklamayın. Saklı bir domain ile bağlantı kullanırsanız “phishing” yaptığınız, yani kullanıcıların şifrelerini çalmaya çalıştığınız sanılabilir.
23. Toplu gönderimleriniz için özel bir mail adresi oluşturun ve bu adresi sadece pazarlama e-postalarınız göndermek için kullanın.

Kaynak: http://dalt.in/m2C9D